USMCA Menşe Beyanında Hangi Dokuz Bilgi Zorunlu?

Ek 5-A tam 9 alan sayıyor: beyanı düzenleyenin sıfatı, düzenleyenin bilgileri, ihracatçı, üretici, ithalatçı, ürün tanımı ve 6 haneli tarife kodu, menşe kriteri, dönem bilgisi ve imza. Alanların 3'ü koşullu, geri kalanı her beyanda dolu olmak zorunda.

Dokuz Alan Sırayla

Ek 5-A alanları numaralı bir liste halinde veriyor ve sıra şöyle işliyor.

Biçimin serbest, içeriğin zorunlu olduğu tek cümlede duruyor:

Each Party shall provide that a certification of origin: (a) need not follow a prescribed format; (b) contains a set of minimum data elements as set out in Annex 5-A (Minimum Data Elements) that indicate that the good is both originating and meets the requirements of this Chapter; (c) may be provided on an invoice or any other document.

USMCA Bölüm 5, Madde 5.2 fıkra 3

Birinci alan, beyanı düzenleyenin sıfatı. İhracatçı mı, üretici mi, ithalatçı mı, bu işaretleniyor. İkinci alan düzenleyenin kendisi: adı, unvanı, ülkeyi de içeren adresi, telefonu ve e-postası.

Üçüncü alan ihracatçı, dördüncü alan üretici, beşinci alan ithalatçı. Üçü de düzenleyenden farklıysa ayrıca yazılıyor.

Altıncı alan ürün tanımı ve 6 haneli tarife sınıflandırması. Yedinci alan menşe kriteri, yani malın 4.2. maddedeki hangi ölçüte göre menşeli sayıldığı.

Sekizinci alan dönem bilgisi, dokuzuncu alan yetkili imza ve tarih.

Dokuz alanın hepsi aynı ağırlıkta değil. Bazıları koşullu, bazıları her beyanda dolu olmak zorunda. Ayrımı bilmeden doldurulan beyan ya eksik çıkıyor ya gereksiz bilgi taşıyor.

Hangi Alan Boş Bırakılabiliyor

Metin üç yerde esneklik tanıyor ve bu esneklikler pratikte çok işe yarıyor.

İhracatçı alanı, beyanı üretici düzenliyorsa ve ihracatçının kim olduğunu bilmiyorsa istenmiyor. Bu, üreticinin dağıtım zincirini görmediği durumlar için konmuş bir kural.

Üretici alanında iki kolaylık var. Birden çok üretici varsa liste vermek yerine Various yazılabiliyor. Ayrıca bilgisinin gizli kalmasını isteyen taraf, ithalatçı idarelerin talebi halinde sunulacağını belirtebiliyor. Bu ikinci seçenek, tedarikçisini rakibine göstermek istemeyen üretici için önemli.

İthalatçı alanı biliniyorsa doldurulacak şekilde yazılmış, yani zorunlu değil koşullu.

Dönem alanı ise yalnızca dönemsel beyanda dolduruluyor. Tek sevkiyatlık beyanda bu alan boş kalıyor.

Geri kalan alanlarda esneklik yok. Sıfat, düzenleyen bilgileri, ürün tanımı, tarife kodu, menşe kriteri ve imza her beyanda bulunmak zorunda.

Koşullu alanları boş bırakırken dikkat edilecek bir nokta var. Alanı boş bırakmak ile alana bir açıklama yazmak farklı şeyler. Üretici bilgisi gizli tutulacaksa, alan boş bırakılmıyor, ithalatçı idarelerin talebi halinde sunulacağı yazılıyor. Boş alan eksiklik gibi okunuyor, açıklamalı alan ise bilinçli bir tercih olarak duruyor.

Menşe beyanının formu serbest ama içeriği değil. Ek 5-A tam 9 alan sayıyor ve eksik alan beyanı eksik hale getiriyor.

Adres Alanları Rastgele Değil

Ek 5-A adres alanlarında hangi adresin yazılacağını da tanımlıyor ve bu ayrıntı sık atlanıyor.

İhracatçının adresi, malın taraf ülke topraklarındaki ihracat yeri olacak. Yani şirketin merkez adresi değil, malın fiilen çıktığı yer.

Üreticinin adresi, malın taraf ülke topraklarındaki üretim yeri olacak. Yine merkez adresi değil, üretimin yapıldığı tesis.

İthalatçının adresi ise bir taraf ülke topraklarında olacak.

Bu üç kural birlikte okunduğunda mantık ortaya çıkıyor. Adres alanları şirketi tanımlamak için değil, malın coğrafi yolculuğunu belgelemek için var. Merkez adresi yazmak, beyanı biçimsel olarak dolduruyor ama işlevsel olarak boşaltıyor.

Operasyonda bunun karşılığı şu: adres alanlarını ticari sisteminizdeki fatura adresinden otomatik çekerseniz büyük ihtimalle yanlış adres geliyor. Bu alanlar ayrı tutulmalı.

Menşe Kriteri Alanı En Kritik Olanı

Yedinci alan, malın hangi ölçüte göre menşeli sayıldığını istiyor ve dayanak olarak 4.2. maddeye atıf yapıyor.

4.2. madde dört ölçüt sayıyor. Tamamen elde edilmiş olmak, menşesiz girdilerle üretilip ürüne özel kuralı sağlamak, yalnızca menşeli girdilerden üretilmek, ve belirli koşullarda parça kuralı.

Bu alan neden kritik: doldurulan ölçüt, sorgulama geldiğinde hangi belgelerin isteneceğini belirliyor. Tamamen elde edilmiş dediyseniz üretim yerinin belgesi isteniyor. Ürüne özel kural dediyseniz girdi listesi ve tarife değişikliği hesabı isteniyor.

Yanlış ölçüt yazmak, doğru malı yanlış belgeyle savunmaya çalışmak anlamına geliyor. Mal menşeli olsa bile süreç uzuyor.

Bu yüzden ölçüt alanı, beyanı dolduran kişinin tahminine bırakılmamalı. Ürün kaydında hangi ölçütle menşeli olduğu yazılı durmalı ve beyan oradan beslenmeli.

Ürün Tanımı Ne Kadar Ayrıntılı Olmalı

Metin ürün tanımı için ölçüyü kendisi veriyor: tanım, beyan kapsamındaki malla ilişkilendirilmeye yetecek kadar açık olmalı.

Bu, iki uçtan da kaçınmayı gerektiriyor. Çok genel bir tanım, hangi malın kastedildiğini göstermiyor. Çok dar bir tanım ise sevkiyattaki varyantları kapsam dışında bırakıyor.

Pratik bir ölçü şöyle kurulabiliyor: tanım, ürünü aynı tarife pozisyonundaki diğer ürünlerden ayıracak kadar bilgi taşımalı, ama renk ve beden gibi menşeyi etkilemeyen ayrıntılara girmemeli.

Tarife sınıflandırması 6 hane düzeyinde veriliyor. Daha derin hane vermek yasak değil ama gerekmiyor, ve derin hane yazıldığında sevkiyattaki küçük farklar beyanı kapsam dışına itebiliyor.

Tek sevkiyatlık beyanda, ihracata ilişkin fatura numarası biliniyorsa belirtiliyor. Bu tek alan, beyanla sevkiyat arasındaki bağı kuruyor ve sorgulama anında en çok işe yarayan bilgi oluyor.

Fatura numarası alanının bir başka faydası daha var. Sorgulama geldiğinde ilk sorulan şey genellikle hangi sevkiyatın kastedildiği oluyor. Beyanda fatura numarası varsa bu soru tek adımda cevaplanıyor, yoksa tarih ve ürün üzerinden eşleştirme yapmak gerekiyor ve bu eşleştirme her zaman kesin sonuç vermiyor.

Ürün tanımı için metnin verdiği ölçü aynen şu: “The description should be sufficient to relate it to the good covered by the certification”. Dönemsel beyanın süresi de Ek 5-A'nın 8. unsurunda yazıyor: “for a specified period of up to 12 months”. İki cümle, iki alanın nasıl doldurulacağını tartışmaya yer bırakmadan belirliyor.

İmza Metni Bir Taahhüt Metni

Dokuzuncu alan yalnızca imza ve tarih istemiyor, imzanın yanında belirli bir metnin bulunmasını da şart koşuyor.

Metin şunu söylüyor: bu belgede açıklanan malların menşeli olduğunu ve belgedeki bilgilerin doğru olduğunu onaylıyorum, bu beyanları ispatlama sorumluluğunu üstleniyorum, ve talep halinde veya bir doğrulama ziyareti sırasında bu beyanı destekleyen belgeleri sunmayı veya hazır bulundurmayı kabul ediyorum.

Üç ayrı taahhüt var: doğruluk, ispat sorumluluğu, belge sunma.

Bu metin standart olduğu için kolayca göz ardı ediliyor. Oysa imzalayan taraf açısından beyanın en ağır kısmı burası. Alanları doldurmak bir veri işi, bu metni imzalamak bir sorumluluk üstlenmek.

Bu yüzden beyanı kimin imzalayacağı, şirket içinde yetki meselesi olarak ele alınmalı. Sevkiyat hazırlayan kişinin rutin olarak imzaladığı bir belge değil bu.

İmzanın yanına konması gereken metin de anlaşmada birebir yazılı: “I certify that the goods described in this document qualify as originating and the information contained in this document is true and accurate.” Cümle burada bitmiyor, ispat sorumluluğunu üstlenme ve talep halinde belge sunma taahhüdü de aynı paragrafta devam ediyor.

Şablonu Bir Kez Doğru Kurmak

Dokuz alanı her sevkiyatta elle düşünmek sürdürülebilir değil. Şablon bir kez kurulduğunda iş rutine dönüşüyor.

İşleyen bir şablonda alanlar üç gruba ayrılıyor. Sabit alanlar şirket bilgilerinizi taşıyor ve hiç değişmiyor. Ürün alanları ürün kaydından geliyor: tanım, tarife kodu, menşe kriteri. Sevkiyat alanları o sevkiyata özgü: fatura numarası, dönem bilgisi, tarih.

Bu ayrım yapıldığında her sevkiyatta doldurulacak alan sayısı ikiye üçe iniyor.

İkinci fayda hata azalması. Ürün alanları kayıttan geldiği için, aynı ürün her sevkiyatta aynı bilgiyle gidiyor. Tutarsızlık üretecek yer kalmıyor.

Üçüncü fayda devredilebilirlik. Şablon bir kişinin bilgisi olmaktan çıkıp şirketin varlığı haline geliyor ve o kişi ayrıldığında bilgi gitmiyor.

Şablonu kurarken alan adlarını anlaşmadaki sırayla tutmak da işe yarıyor. Sıra değiştiğinde, beyanı okuyan taraf aradığı bilgiyi beklediği yerde bulamıyor ve kontrol uzuyor. Küçük bir ayrıntı gibi duruyor ama kontrolü hızlandıran şeylerin çoğu bu ölçekte.

Denetim İçin Kendi Kontrol Listeniz

Beyanı göndermeden önce bakılacak liste kısa tutulduğunda gerçekten çalışıyor, uzun tutulduğunda birkaç hafta içinde atlanıyor.

Beş satırlık bir liste çoğu operasyon için yeterli. Sıfat alanı doğru işaretlendi mi. Menşe kriteri ürün kaydındakiyle aynı mı. Tarife kodu 6 hane mi. Adres alanları ihracat ve üretim yerini mi gösteriyor. İmza metni yerinde mi.

Beş sorunun beşi de saniyeler içinde cevaplanıyor ve beşi de en sık görülen hataları yakalıyor.

Listeyi kimin çalıştıracağı da belli olmalı. Sahibi olmayan bir kontrol listesi, ilk yoğun haftada çalışmayı bırakıyor ve çalışmadığı fark edilmiyor.

Çeyrekte bir listeyi gözden geçirmek faydalı. Çıkan hatalar değiştiğinde listenin de değişmesi gerekiyor, çünkü liste genel doğruları değil sizin hatalarınızı yakalamak için var.

Sık Yapılan Üç Hata

Üçü de alanları biçimsel doldurmaktan çıkıyor.

Birincisi adres alanlarına merkez adresini yazmak. Metin ihracatçı için ihracat yerini, üretici için üretim yerini istiyor. Fatura adresi otomatik çekildiğinde neredeyse her zaman yanlış adres geliyor.

İkincisi menşe kriterini tahminle doldurmak. Yazılan ölçüt, sorgulamada hangi belgenin isteneceğini belirliyor. Yanlış ölçüt, doğru malı yanlış belgeyle savunmaya çalışmak demek.

Üçüncüsü tarife kodunu gereğinden derin yazmak. Metin 6 hane istiyor. Daha derin hane yazıldığında sevkiyattaki küçük varyantlar beyanın kapsamı dışında kalabiliyor.

Üçünün de çözümü aynı: bu alanları ürün kaydında tutmak ve beyanı oradan beslemek. Elle doldurulan her alan, üç hatadan birine açık kapı bırakıyor.

Dördüncü bir hata da alanları bir kez doldurup dosyayı kopyalayarak kullanmak. Kopyalanan beyanda tarih, fatura numarası ve dönem bilgisi eski kalıyor. Bu üç alan her sevkiyatta değişen alanlar ve şablonda boş bırakılacak şekilde işaretlenmeliler, dolu bir örnek üzerinden kopyalanacak şekilde değil.

Dokuz Alan Ve Zorunluluk Durumu

Alan	Ne yazılıyor	Zorunlu mu
1 Sıfat	İhracatçı, üretici veya ithalatçı	Her beyanda
2 Düzenleyen	Ad, unvan, adres, telefon, e-posta	Her beyanda
3 İhracatçı	Ad, adres, iletişim; adres ihracat yeri	Üretici düzenliyor ve bilmiyorsa istenmiyor
4 Üretici	Ad, adres; çoksa Various veya liste	Gizlilik seçeneği var
5 İthalatçı	Ad, adres, iletişim	Biliniyorsa
6 Ürün ve kod	Tanım ve 6 haneli tarife kodu	Her beyanda
7 Menşe kriteri	Madde 4.2'deki hangi ölçüt	Her beyanda
8 Dönem	En fazla 12 ay	Sadece dönemsel beyanda
9 İmza ve tarih	Yetkili imza ve taahhüt metni	Her beyanda

Terimler

• Menşe kriteri: Malın anlaşmanın 4.2. maddesindeki hangi ölçüte göre menşeli sayıldığı. Sorgulamada hangi belgenin isteneceğini bu alan belirliyor.
• Dönem bilgisi: Beyanın aynı malın birden çok sevkiyatını kapsadığı süre. En fazla 12 ay olabiliyor ve tek sevkiyatlık beyanda boş kalıyor.

Sık Sorulanlar

Menşe beyanında kaç alan zorunlu?

Ek 5-A 9 unsur sayıyor. Bunların 3'ü koşullu: ihracatçı alanı üretici bilmiyorsa istenmiyor, ithalatçı alanı biliniyorsa doldurulacak, dönem alanı yalnızca dönemsel beyanda dolduruluyor.

Tarife kodunu kaç hane yazmalıyım?

Metin 6 hane düzeyinde istiyor. Daha derin hane yazmak yasak değil ama gerekmiyor, ve sevkiyattaki küçük varyantları beyanın kapsamı dışına itebiliyor.

Üretici bilgisini gizli tutabilir miyim?

Ek 5-A bu duruma yer veriyor. Bilgisinin gizli kalmasını isteyen taraf, üretici alanına ithalatçı idarelerin talebi halinde sunulacağını belirtebiliyor. Birden çok üretici varsa Various da yazılabiliyor.

Adres alanına şirket merkezini yazabilir miyim?

Yazmamalısınız. Metin ihracatçı için taraf ülke topraklarındaki ihracat yerini, üretici için üretim yerini istiyor. Bu alanlar şirketi değil malın yolculuğunu belgeliyor.

Menşe kriteri alanını yanlış doldurursam ne olur?

Mal menşeli olsa bile süreç uzuyor, çünkü yazılan ölçüt hangi belgelerin isteneceğini belirliyor. Yanlış ölçüt, doğru malı yanlış belgeyle savunmaya çalışmak anlamına geliyor.

Beyanın resmi bir formu var mı?

Zorunlu form yok. Beyan ayrı bir belge olabildiği gibi ticari bir belgenin üzerinde de yer alabiliyor. Belirleyici olan Ek 5-A'daki bilgilerin eksiksiz bulunması.

İlgili Yazılar

• Meksika gümrük süreci
• Laredo ve Monterrey depo hizmetimiz
• Sonradan iade talebi
• Blanket period 12 ay
• ABD deposu menşe kazandırır mı
• Tarife kodu ve NICO
• Gümrükte kırmızı ışık

Kaynaklar

• Ek 5-A tercihli tarife talebine dayanak olan menşe beyanının taşıması gereken 9 unsuru sayıyor (USMCA Bölüm 5, Annex 5-A Minimum Data Elements)
• Ürün tanımı alanında tarife sınıflandırması 6 hane düzeyinde veriliyor ve tanımın beyan kapsamındaki malla ilişkilendirilmeye yetecek kadar açık olması isteniyor (USMCA Annex 5-A, unsur 6)
• Dönemsel beyan aynı malın birden çok sevkiyatını kapsıyor ve süre en fazla 12 ay olabiliyor (USMCA Annex 5-A, unsur 8)
• Birden çok üretici varsa üretici alanına Various yazılabiliyor veya liste verilebiliyor; gizlilik isteyen taraf ithalatçı idarelerin talebi halinde sunulacağını belirtebiliyor (USMCA Annex 5-A, unsur 4)
• USMCA Bölüm 5, Menşe Prosedürleri ve Ek 5-A
• USMCA Bölüm 4, Menşe Kuralları
• CBP, USMCA sıkça sorulan sorular

Menşe beyanı şablonunuzu bir kez doğru kurmak isterseniz yazın, dokuz alanı ürün kaydınıza bağlayıp her sevkiyatta doldurulacak alanı ikiye indirelim.