USMCA Kayıtları Kaç Yıl Saklanır Ve Kim Saklar?

Süre her iki tarafta da 5 yıl ama başlangıcı farklı. Tercihli tarife talep eden ithalatçı, ithalat tarihinden itibaren 5 yıl saklıyor. Menşe beyanını düzenleyen ihracatçı veya üretici ise beyanı düzenlediği tarihten itibaren 5 yıl saklıyor. Taraf ülke daha uzun bir süre belirleyebiliyor.

İki Taraf, İki Farklı Başlangıç

Madde 5.8 iki ayrı paragrafla iki ayrı tarafı düzenliyor ve aradaki fark sürede değil sayacın başladığı günde.

Sürenin kaynağı 5.8. madde ve cümlesi net:

Each Party shall provide that an importer claiming preferential tariff treatment for a good imported into its territory shall maintain, for a period of no less than five years from the date of importation of the good: (a) the documentation related to the importation, including the certification of origin that served as the basis for the claim.

USMCA Bölüm 5, Madde 5.8 fıkra 1

İthalatçı için kural şu: tercihli tarife talep eden ithalatçı, ithalat tarihinden itibaren 5 yıldan az olmamak üzere ithalata ilişkin belgeleri ve talebe dayanak olan menşe beyanını saklıyor.

Beyanı düzenleyen taraf için kural farklı: menşe beyanını düzenleyen ihracatçı veya üretici, beyanı düzenlediği tarihten itibaren 5 yıl boyunca malın menşeli olduğunu gösteren tüm kayıtları kendi ülkesinde saklıyor.

Bu fark, dönemsel beyanlarda büyüyor. 12 aylık bir beyan düzenlendiğinde, beyanı düzenleyenin sayacı beyan tarihinden başlıyor. İthalatçının sayacı ise her sevkiyatın kendi ithalat tarihinden başlıyor.

Sonuç şu: dönemin son sevkiyatında ithalatçının saklama süresi, beyanı düzenleyenin süresinden yaklaşık bir yıl daha geç bitiyor. Belgeyi düzenleyen taraf imha ettiğinde, ithalatçının hâlâ saklama yükümlülüğü sürüyor olabiliyor.

İthalatçı için sürenin aslı şöyle: belgeler “for a period of no less than five years from the date of importation of the good” saklanıyor. Beyanı düzenleyen taraf içinse sayaç farklı yerden başlıyor: “for five years after the date on which the certification of origin was completed”. İki alıntı yan yana konduğunda, aynı sürenin neden farklı günlerde bittiği görünür hale geliyor.

Neyi Saklamak Gerekiyor

Metin belge listesini ikiye ayırıyor ve iki taraf için farklı şeyler istiyor.

İthalatçı tarafında ithalata ilişkin belgeler ve talebe dayanak olan menşe beyanı isteniyor. Yani sevkiyat dosyasının tamamı ve beyanın kendisi.

Beyanı düzenleyen tarafta ise malın menşeli olduğunu göstermeye yarayan tüm kayıtlar isteniyor. Bu daha geniş bir küme: girdi listeleri, tedarikçi belgeleri, üretim kayıtları, maliyet hesapları, de minimis veya katma değer hesabı yapıldıysa o hesap.

Aradaki fark mantıklı. İthalatçı talebi yapan taraf, beyanı düzenleyen ise iddiayı üreten taraf. İddianın arkasındaki veri de o tarafta duruyor.

Bunun operasyonel sonucu şu: ithalatçı olarak beyanı saklamanız yetiyor ama beyanı destekleyen üretim verisi sizde değil. Doğrulama geldiğinde o veriye erişebilmeniz gerekiyor ve erişim bir sözleşme meselesi.

Sözleşmede belge sunma yükümlülüğü ve süresi yazılı değilse, saklama süresi dolmadan erişim kaybolabiliyor.

Bu ayrımın sözleşmeye yansıması net bir madde gerektiriyor. Beyanı düzenleyen taraftan yalnızca beyanı değil, beyanı destekleyen kayıtlara talep halinde erişim de istenmeli. Erişim süresi de yazılmalı, çünkü doğrulama talebine cevap süresi sizin arşivinize değil karşı tarafın hızına bağlı kalıyor.

Beş yıl herkes için aynı, ama sayacın başladığı gün aynı değil. İthalatçıda ithalat tarihi, beyanı düzenleyende beyan tarihi işliyor.

Beş Yıl Bir Taban

Metin süreyi verirken iki yerde de sınırlayıcı olmayan bir dil kullanıyor.

İthalatçı için 5 yıldan az olmamak üzere deniyor. Beyanı düzenleyen için ise 5 yıl veya tarafın belirleyebileceği daha uzun bir süre deniyor.

İkisi de aynı şeyi söylüyor: 5 yıl bir taban, tavan değil. Taraf ülkeler daha uzun süre belirleyebiliyor ve bu süre ülkeye göre değişebiliyor.

Bu yüzden saklama politikanızı 5 yıl üzerine kurup otomatik imha planlamak riskli. Uygulanan sürenin işlem yapılan ülkede ne olduğu ayrıca teyit edilmeli.

Pratik bir yaklaşım, saklama süresini politikanızda 5 yıl yerine daha uzun tutmak. Dijital belgede saklama maliyeti düşük olduğu için, fazladan bir iki yıl tutmanın bedeli, süre dolmadan imha etmenin bedelinden çok daha az.

Kağıt belgede aynı hesap geçerli değil, ama menşe belgelerinin neredeyse tamamı dijital tutulabiliyor.

Kayıtlar Nerede Saklanıyor

İkinci paragraf bir yer şartı da içeriyor ve bu şart sık atlanıyor.

Metin, beyanı düzenleyen ihracatçı veya üreticinin kayıtları kendi ülkesinde saklamasını istiyor. Yani kayıtların taraf ülke topraklarında bulunması bekleniyor.

Bu şart, bulut hizmeti kullanan operasyonlarda soru işareti yaratabiliyor. Sunucunun fiziksel konumu ile şirketin bulunduğu ülke farklı olabiliyor.

Pratik yaklaşım, kayıtların erişilebilirliğini garanti altına almak. Doğrulama sırasında istenen belgenin makul sürede sunulabilmesi, konum tartışmasından önce gelen mesele.

İkinci pratik nokta, kayıtların okunabilir formatta tutulması. Beş yıl sonra açılamayan bir dosya formatı, saklanmamış belgeyle aynı sonucu veriyor.

Üçüncüsü, erişim yetkisi. Kayıtları tutan kişi ayrıldığında dosyalara erişim kaybolmamalı. Kişisel hesaplarda tutulan belgeler, bu riskin en sık kaynağı.

Doğrulama Geldiğinde Ne Oluyor

Saklama yükümlülüğünün varlık sebebi doğrulama. Annex 5-A'daki imza metni bunu doğrudan yazıyor.

Metin, beyanı imzalayan tarafın talep halinde veya bir doğrulama ziyareti sırasında beyanı destekleyen belgeleri sunmayı veya hazır bulundurmayı kabul ettiğini içeriyor.

Bu cümle, saklama yükümlülüğünü bir arşiv işi olmaktan çıkarıp bir hazır bulunma taahhüdüne dönüştürüyor. Belge var ama bulunamıyorsa, taahhüt yerine getirilmemiş oluyor.

Hazırlıklı bir düzende üç şey sağlanıyor. Belgeler sevkiyat veya beyan numarasıyla bulunabiliyor. Hangi belgenin nerede olduğu bir kişiye bağlı değil. Ve belgeler makul sürede sunulabilecek formatta duruyor.

Üçü de arşiv kurulurken düşünülmesi gereken şeyler. Beş yıl sonra düşünüldüğünde, arşiv zaten kurulmuş oluyor ve düzeltmek zor.

Dönemsel Beyanda Sayaç Nasıl İşliyor

Dönemsel beyan saklama planlamasını karmaşıklaştıran tek unsur ve dikkat gerektiriyor.

Beyan bir kez düzenleniyor ama dönem boyunca birçok sevkiyatı kapsıyor. Beyanı düzenleyenin sayacı beyan tarihinden başlarken, her sevkiyat için ithalatçının sayacı ayrı ayrı başlıyor.

Bunun sonucu şu: dönemin başındaki sevkiyat ile sonundaki sevkiyat arasında yaklaşık 12 aylık bir fark oluşuyor ve ithalatçının son saklama tarihi bu farkı taşıyor.

Pratik çözüm, saklama süresini beyan bazında değil sevkiyat bazında hesaplamak. Her sevkiyat kaydına kendi imha tarihi yazıldığında, dönemsel beyanın yarattığı kayma kendiliğinden yönetiliyor.

İkinci çözüm daha basit: dönemsel beyanı ve destekleyici belgeleri, dönemin son sevkiyatının süresine göre saklamak. Bu, birkaç ay fazla saklamak anlamına geliyor ve maliyeti ihmal edilebilir.

Her iki yol da işliyor. İşlemeyen tek yol, beyan tarihine bakıp dönemin tamamını aynı gün imha etmek.

Üçüncü bir yol daha var: dönemsel beyanı hiç kullanmamak ve her sevkiyat için ayrı beyan düzenlemek. Bu, evrak yükünü artırıyor ama saklama takibini basitleştiriyor, çünkü her sevkiyatın kendi beyanı ve kendi sayacı oluyor. Sevkiyat sayısı düşük operasyonlarda bu yol çoğu zaman daha rahat.

İmha Politikası Nasıl Yazılır

Saklama kadar önemli olan ama neredeyse hiç yazılmayan şey imha politikası.

İşleyen bir politika üç soruyu cevaplıyor. Hangi belge ne zaman imha edilebilir, imhayı kim onaylar, ve imha edildiği nasıl kaydedilir.

Üçüncü soru en çok atlanan. İmha kaydı tutulmadığında, bir belgenin hiç var olmadığı mı yoksa süresi dolduğu için imha edildiği mi bilinemiyor. Bu iki durum doğrulama sırasında çok farklı okunuyor.

Dördüncü bir madde daha faydalı: devam eden bir inceleme varsa imha durur. Süre dolmuş olsa bile, açık bir dosyanın belgesini imha etmek savunulabilir değil.

Politika bir sayfayı geçmemeli. Uzun bir politika okunmuyor ve okunmayan politika uygulanmıyor.

Yılda bir kez politikanın çalışıp çalışmadığını kontrol etmek yeterli. Kontrol basit: rastgele bir sevkiyat seçin ve beyanını 5 dakikada bulabiliyor musunuz diye bakın.

Şirket Değişikliğinde Kayıtlar

Saklama yükümlülüğü şirkete bağlı, kişiye değil. Ama pratikte kayıtlar kişilerde duruyor ve değişiklikte kayboluyor.

En sık görülen üç senaryo var. Sorumlu kişi ayrılıyor ve dosyalar kişisel hesabında kalıyor. Sistem değiştiriliyor ve eski sistemdeki belgeler taşınmıyor. Tedarikçi değişiyor ve eski tedarikçinin sağladığı destekleyici belgeler artık ulaşılamıyor.

Üçü de aynı önlemle kapanıyor: belgelerin sevkiyat kaydına iliştirilmesi. Kayıt taşındığında belge de taşınıyor, kişi ayrıldığında kayıt yerinde kalıyor.

Tedarikçi tarafı ayrı bir madde gerektiriyor. Sözleşmede, ilişki sona erdikten sonra da belgelerin belirli bir süre sunulabileceği yazılı olmalı. Bu madde olmadan, tedarikçi değişikliği geçmiş sevkiyatların savunmasını zayıflatıyor.

Madde kısa yazılabiliyor ve yenileme sırasında eklenmesi en kolay maddelerden biri.

Sık Yapılan Üç Hata

Üçü de süreyi doğru bilip uygulamayı yanlış kurmaktan çıkıyor.

Birincisi tek bir sayaç kullanmak. İthalatçının süresi ithalat tarihinden, beyanı düzenleyenin süresi beyan tarihinden işliyor. Tek sayaç, dönemsel beyanlarda erken imhaya yol açıyor.

İkincisi 5 yılı tavan sanmak. Metin ithalatçı için 5 yıldan az olmamak üzere diyor ve tarafın daha uzun süre belirleyebileceğini yazıyor. Otomatik imhayı 5 yıla kurmak riskli.

Üçüncüsü belgeyi saklayıp erişimi saklamamak. Beş yıl sonra açılamayan bir format veya erişilemeyen bir hesap, saklanmamış belgeyle aynı sonucu veriyor.

Üçünün de panzehri belgeleri sevkiyat kaydına iliştirmek ve imha tarihini kayıt bazında hesaplamak. İki düzenleme, üç hatayı birden kapatıyor.

Dördüncü bir hata da arşivi hiç test etmemek. Yılda bir kez rastgele bir sevkiyat seçip beyanını 5 dakikada bulabiliyor musunuz diye bakmak yeterli. Bulunamıyorsa arşiv var ama çalışmıyor demektir ve bunu doğrulama sırasında öğrenmek en pahalı yol.

Arşivin sağlığını ölçmek için tek bir gösterge yeterli. Rastgele seçilen 5 sevkiyatın beyanına kaç dakikada ulaşabildiğinizi tutun. Ortalama 5 dakikanın altındaysa arşiv çalışıyor demektir. Üzerindeyse belgeler duruyor ama erişim yok ve bu ikisi doğrulama sırasında aynı sonucu veriyor.

Kim Neyi Ne Zamandan İtibaren Saklıyor

Taraf	Süre başlangıcı	Ne saklanıyor	Yer şartı
İthalatçı	İthalat tarihi	İthalat belgeleri ve menşe beyanı	Metinde ayrıca belirtilmiyor
İhracatçı	Beyanın düzenlendiği tarih	Menşeyi gösteren tüm kayıtlar	Kendi ülkesinde
Üretici	Beyanın düzenlendiği tarih	Girdi, üretim ve maliyet kayıtları	Kendi ülkesinde
Dönemsel beyanda ithalatçı	Her sevkiyatın kendi tarihi	Sevkiyat başına dosya	Metinde ayrıca belirtilmiyor

Terimler

• Saklama süresi: Menşe talebine ilişkin belgelerin muhafaza edilmesi gereken asgari süre. Anlaşmada 5 yıl olarak geçiyor ve taraf ülke daha uzun belirleyebiliyor.
• Doğrulama: Menşe talebinin dayanağının gümrük idaresince incelenmesi. Belgelerin talep halinde veya ziyaret sırasında sunulması bekleniyor.

Sık Sorulanlar

USMCA kayıtları kaç yıl saklanmalı?

Her iki tarafta da 5 yıl, ama başlangıç farklı. İthalatçı için ithalat tarihinden, menşe beyanını düzenleyen ihracatçı veya üretici için beyanın düzenlendiği tarihten itibaren işliyor.

Beş yıl sonra belgeleri imha edebilir miyim?

Metin 5 yılı taban olarak veriyor ve taraf ülkenin daha uzun süre belirleyebileceğini yazıyor. Otomatik imhayı tam 5 yıla kurmak riskli. Ayrıca devam eden bir inceleme varsa imha durmalı.

İthalatçı olarak üretim kayıtlarını da saklamam gerekiyor mu?

Metin ithalatçıdan ithalat belgelerini ve dayanak menşe beyanını istiyor. Üretim ve girdi kayıtları beyanı düzenleyen tarafta. Ancak doğrulamada o veriye erişebilmeniz gerekiyor ve erişim bir sözleşme meselesi.

Kayıtlar nerede tutulmalı?

Madde 5.8 paragraf 2, beyanı düzenleyen ihracatçı veya üreticinin kayıtları kendi ülkesinde saklamasını istiyor. Uygulamada asıl belirleyici olan, belgenin makul sürede sunulabilir olması.

Dönemsel beyanda süre nasıl hesaplanıyor?

Beyanı düzenleyenin sayacı beyan tarihinden başlıyor, ithalatçının sayacı ise her sevkiyatın kendi ithalat tarihinden. Aradaki fark 12 aya kadar çıkabiliyor ve tek sayaç kullanmak erken imhaya yol açıyor.

Sorumlu kişi ayrılırsa kayıtlara ne oluyor?

Yükümlülük şirkete ait, kişiye değil. Belgeler kişisel hesaplarda değil sevkiyat kaydına iliştirilmiş olarak tutulmalı. Böylece kişi ayrıldığında kayıt yerinde kalıyor.

İlgili Yazılar

• Meksika gümrük süreci
• Laredo ve Monterrey depo hizmetimiz
• Menşe beyanında zorunlu dokuz alan
• De minimis yüzde 10 kuralı
• 1.000 dolar altı sevkiyat
• Beyanda hata çıkarsa süre
• Sonradan iade talebi

Kaynaklar

• Madde 5.8 paragraf 1, tercihli tarife talep eden ithalatçının ithalat tarihinden itibaren 5 yıldan az olmamak üzere ithalata ilişkin belgeleri ve dayanak menşe beyanını saklayacağını söylüyor (USMCA Bölüm 5, Madde 5.8 Record Keeping Requirements)
• Madde 5.8 paragraf 2, menşe beyanını düzenleyen ihracatçı veya üreticinin, beyanı düzenlediği tarihten itibaren 5 yıl boyunca gerekli tüm kayıtları kendi ülkesinde saklayacağını düzenliyor (USMCA Madde 5.8 paragraf 2)
• Aynı paragraf, taraf ülkenin daha uzun bir süre belirleyebileceğini açıkça yazıyor (USMCA Madde 5.8 paragraf 2)
• Annex 5-A'daki imza metni, beyanı imzalayan tarafın talep halinde veya doğrulama ziyaretinde destekleyici belgeleri sunmayı kabul ettiğini içeriyor (USMCA Annex 5-A, unsur 9)
• USMCA Bölüm 5, Menşe Prosedürleri
• USMCA Bölüm 4, Menşe Kuralları
• CBP, USMCA sıkça sorulan sorular

Menşe arşivinizi bir kez düzgün kurmak isterseniz yazın, belgeleri sevkiyat kaydına bağlayıp imha tarihini otomatik hesaplayan bir düzen kuralım.