COVE Nedir Ve Faturanın Yerine Neden Geçiyor?

COVE, Meksika gümrüğünde malın kıymetini belgeleyen tüm evrakın yerine geçen elektronik belge. Fatura, kıymet beyanı ve notlar tek bir XML dosyasında birleşiyor. Konsolide beyanlarda paket listesi ve proforma gibi 5 ayrı evrak da aynı dosyaya giriyor. İthalat veya ihracat beyanı sunulurken iletilmiş olması gerekiyor.

COVE Tam Olarak Neyin Yerine Geçiyor

Ventanilla Única'nın kendi açıklaması kapsamı net çiziyor. COVE, "gümrükte malların kıymetini belgelemek için sunulan tüm belgeleri birleştirmeyi ve onların yerine geçmeyi" amaçlıyor. Sayılan örnekler fatura, kıymet beyanı ve notlar.

Konsolide beyanlarda kapsam daha da genişliyor. Orada sevkiyatı belgeleyen ne varsa aynı dosyaya giriyor: paket listesi, fatura listesi, proforma fatura ve yükleme listesi. Yani 5'e yakın ayrı evrak tek XML'e iniyor.

Dosyanın biçimi de rastgele değil. Elektronik fatura standartlarına dayanıyor ve veri seti Dünya Gümrük Örgütü verilerine göre uyumlaştırılmış. Bunun pratik sonucu şu: kendi faturanızı PDF olarak göndermek diye bir işlem yok, veri alan alan iletiliyor.

Bir sınır var ve gözden kaçıyor. Bugün gümrüğe kıymeti belgelemek için hiçbir şey sunmuyorsanız COVE de gerekmiyor. Kural, mevcut evrak yükümlülüğünü dijitalleştiriyor, yeni bir yükümlülük yaratmıyor.

Sayılarla: 3 temel evrak (fatura, kıymet beyanı, notlar) ve konsolidede 4 ek evrak, toplam 7 kalem tek dosyada birleşiyor. Biçim 1 tane: XML. Ve iletim kanalı da 1 tane: Ventanilla Única.

Bir de yetki tarafı var. COVE'yi ileten taraf sistemde kimliğiyle görünüyor, yani belge anonim değil. Bu, sorumluluğun kimde olduğunu netleştiriyor ve hata durumunda kime dönüleceğini belirliyor.

Uygulamada 2 model işliyor. Birincisinde satıcı veriyi hazırlıyor, müşavir iletiyor. İkincisinde satıcı doğrudan iletiyor ve müşavir sadece beyanı bağlıyor. İkisi de geçerli ama sorumluluk dağılımı farklı, ve bu sözleşmede yazılı olmalı.

Ne Zaman İletilmeli Ve Kim İletiyor

Zamanlama tek cümlede özetleniyor. COVE, ithalat veya ihracat beyanı sunulurken iletilmiş olmalı. Yani beyandan sonra değil, beyanla birlikte.

Pratikte sıra şöyle işliyor. Satıcı ticari faturayı kesiyor, veriler COVE olarak Ventanilla Única'ya iletiliyor, sistem bir kayıt numarası üretiyor, o numara beyanda kullanılıyor. 4 adım ve hepsi kamyon yola çıkmadan tamamlanıyor.

Giriş yöntemi tarafa göre değişiyor. SAT'ın kendi ifadesiyle sisteme "Meksika uyruğundaysanız RFC, şifre ve elektronik imzayla, yabancıysanız kullanıcı adı ve şifreyle" giriliyor. ABD'de yerleşik bir satıcı için bu ikinci yol geçerli.

Bu ayrım operasyonda önemli. ABD tarafındaki ekip COVE'yi kendisi iletebiliyor, ama çoğu operasyonda bunu Meksika tarafındaki müşavir üstleniyor, çünkü beyanla eşleşmeyi o yapıyor.

Zamanlama hatası en sık görülen 2 hatadan biri. Diğeri kur. 4 adımlık akışta 3. adım atlanırsa, yani kayıt numarası alınmadan beyan yapılırsa, işlem baştan tekrarlanıyor.

Bir de düzeltme tarafı var. COVE iletildikten sonra bir hata fark edilirse, düzeltme mümkün ama beyanla ilişkisi kurulmuşsa iş zorlaşıyor. Yani sıralamada 2. adımda yapılan hatanın maliyeti, 4. adımda fark edildiğinde katlanıyor.

Bu yüzden kontrol noktası iletim öncesinde olmalı. Fatura kesildikten sonra, COVE iletilmeden önce, 4 alan kontrol ediliyor: kıymet, para birimi, ürün tarifi ve miktar. 4 alanlık bu kontrol dakikalar sürüyor.

Faturayı gümrüğe göndermek diye bir şey kalmadı. Kıymeti belgeleyen ne varsa tek bir XML dosyasında birleşiyor.

Faturayla COVE Arasındaki Fark Nerede Sorun Çıkarıyor

En sık görülen sorun tutarsızlık. COVE'de yazan kıymet, ticari faturadaki tutar ve beyanda görünen değer, 3'ü de birbirini tutmalı. Aralarındaki 1 dolarlık fark bile sorgu üretebiliyor.

İkinci sorun para birimi ve kur. Fatura dolar, beyan peso. Dönüşümün hangi kurla yapıldığı belgede görünür ve keyfi seçilemez.

Üçüncüsü ıskonto ve navlun. Faturada ayrı satır olarak görünen bir ıskonto, kıymete nasıl yansıyacaksa öyle yansımalı. Burada yapılan hata, sonradan düzeltme gerektiren en pahalı kalemlerden biri.

Dördüncüsü ürün tarifi. COVE'deki tarif, tarife sınıflandırmasıyla tutarlı olmak zorunda. "Tekstil ürünü" gibi genel bir ifade hem sınıflandırmayı zorlaştırıyor hem de denetimde ilk sorulan şey oluyor.

Bu 4 kalemin tamamı sevkiyat öncesinde kontrol edilebilir. Sınır deposunda mal beklerken evrak eşleşmesini yapmak, malı gümrükte beklerken yapmaktan çok daha ucuz.

Son olarak çoklu fatura durumu. Bir sevkiyatta birden fazla satıcıdan mal varsa, her fatura için ayrı COVE üretiliyor ve hepsi aynı beyana bağlanıyor. 3 satıcıdan gelen konsolide bir sevkiyatta 3 COVE ve 1 beyan oluyor.

Bu yapı konsolidasyonu kolaylaştırıyor ama kayıt disiplini istiyor. Hangi COVE'nin hangi faturaya ait olduğu izlenebilir olmalı, çünkü bir sorgu geldiğinde tek tek eşleştirmek gerekiyor. Sevkiyat kaydında fatura numarası ile COVE numarasını yan yana tutmak, sonradan yapılacak yarım günlük işi ortadan kaldırıyor.

Bir de dil meselesi var. COVE alanları İspanyolca doldurulan bir sistemde yaşıyor, ama ticari faturanız İngilizce olabiliyor. Ürün tarifi burada 2 dilde 2 farklı ifadeye dönüşürse, denetimde açıklanması gereken bir fark çıkıyor.

Çözüm basit ve 1 kez yapılıyor. Ürün kataloğunuz için sabit bir tarif sözlüğü kuruluyor: her ürünün İngilizce adı, İspanyolca karşılığı ve tarife kodu yan yana. 50 ürünlük bir katalogda bu tablo 1 öğleden sonra hazırlanıyor ve sonraki her sevkiyatta aynı ifade kullanılıyor.

Bu tablo aynı zamanda 3 belgeyi birbirine bağlıyor: fatura, COVE ve beyan. Üçünde de aynı ifade geçtiğinde tutarsızlık ihtimali ortadan kalkıyor.

Kim İletiyor Ve Veriyi Kim Hazırlıyor

İletme işini yapan taraf ile veriyi üreten taraf aynı değil, ve hatalar bu ikisinin arasındaki boşlukta doğuyor.

İletim gümrük tarafındaki temsilci üzerinden yapılıyor. Ancak iletilen bilginin kaynağı satıcının faturası ve sevkiyat verisi. Yani iletimin doğru yapılması, verinin doğru olmasını garanti etmiyor.

Bunun sonucu şu: "biz gönderdik" cümlesi bir doğruluk beyanı değil, bir iletim beyanı. Veri hatalıysa iletim de hatalı bilgiyi taşıyor.

Operasyonda bu boşluğu kapatan tek şey, iletilen bilginin kaynağının tek olması. Fatura bir sistemden, sevkiyat verisi başka bir sistemden geliyorsa ikisi arasındaki her fark bir hata adayı. Aynı kaynaktan besleniyorsa fark üretecek yer kalmıyor.

Fatura İle Belge Arasındaki Farklar Nerede Çıkıyor

Farklar rastgele değil, hep aynı üç alanda toplanıyor.

Birincisi ürün tanımı. Faturada satış diliyle yazılan açıklama ile gümrük tarafında beklenen tanım aynı olmuyor. Satış açıklaması pazarlama metnine yakınken, gümrük tanımı ürünün ne olduğunu tarif etmek zorunda.

İkincisi miktar birimi. Faturada koli üzerinden yazılan miktar ile beyanda adet üzerinden istenen miktar karıştığında toplamlar tutmuyor.

Üçüncüsü tutar kalemleri. Faturada tek satırda gösterilen bir toplam, ayrıştırılması gereken kalemler içeriyor olabiliyor. Navlun ve sigortanın nerede durduğu netleşmediğinde iki taraf farklı rakam görüyor.

Üçünün de çözümü faturayı gümrük gözüyle bir kez gözden geçirmek. Bu, fatura şablonuna eklenen birkaç alanla kalıcı olarak çözülüyor.

Hacim büyüdükçe hesap değişiyor. 40 kalemli bir sevkiyatta elle girilen 5 alan, sevkiyat başına 200 veri noktası ediyor. Ayda 20 sevkiyatta bu 4.000 veri noktası. Yüzde 1'lik bir hata oranı bile ayda 40 hatalı alan üretiyor. Aynı alanlar ürün kaydından çekildiğinde girilen veri noktası sayısı 40'a iniyor ve hata yüzeyi onda birine düşüyor.

Ürün Ana Verisi Bu İşin Merkezinde

Belge hatalarının çoğu belge aşamasında değil, ürün kaydında doğuyor. Ürün kaydı zayıfsa her sevkiyatta aynı hata tekrarlıyor.

Sağlam bir ürün kaydında şunlar sabit duruyor: gümrük tarafında kullanılacak tanım, tarife kodu, menşe ülke, birim ve birim ağırlık. Bunlar ürün başına bir kez doğru girildiğinde, her sevkiyatta doğru çıkıyor.

Zayıf bir kayıtta ise bu alanlar sevkiyat anında elle yazılıyor. Elle yazılan her alan bir hata adayı ve hata sevkiyat sayısıyla doğru orantılı artıyor.

Bu farkın maliyeti ölçülebilir. Ürün kaydını bir kez düzeltmek saatler alıyor, aynı hatayı her sevkiyatta düzeltmek yıl boyunca gün alıyor.

Yeni ürün eklenirken bu alanların zorunlu olması, ilerideki tüm hataları kaynağında kesen tek adım.

Uyuşmazlık Fark Edilirse Ne Oluyor

Fark edilme anı, maliyeti belirliyor.

Sevkiyat hazırlanırken fark edilirse düzeltme masa başında yapılıyor. İletimden sonra fark edilirse düzeltme işlemi gerekiyor. Kontrolde fark edilirse mal bekliyor.

Bu üç senaryonun arasındaki fark, kontrolü öne almanın getirisini açıklıyor. Sevkiyat hazırlama ekranında yapılan bir tutarlılık kontrolü, en pahalı senaryoyu büyük ölçüde ortadan kaldırıyor.

Kontrolün ne olduğu da basit: faturadaki toplam ile beyana giden toplam, faturadaki adet ile beyana giden adet, faturadaki tanım ile beyana giden tanım. Üç karşılaştırma, ve üçü de otomatikleştirilebilir.

Otomatik yapılamıyorsa bile listeye alınmalı. Elle yapılan bir kontrol, hiç yapılmayan kontrolden iyi.

Çok Kalemli Sevkiyatta Ne Değişiyor

Tek kalemli sevkiyatta hata yakalamak kolay, kırk kalemli sevkiyatta gözle yakalanmıyor.

Kalem sayısı arttıkça iki şey birden zorlaşıyor. Her kalemin tanımının doğru olması ve toplamların tutması. İkincisi genellikle önce bozuluyor, çünkü tek bir kalemdeki hata toplamı kaydırıyor.

Bu yüzden çok kalemli sevkiyatlarda kontrol kalem bazında değil toplam bazında başlamalı. Toplam tutuyorsa kalemlerin çoğu muhtemelen doğru, tutmuyorsa hangi kalemde saptığı aranıyor.

İkinci pratik kural, kalem sayısını gereksiz artırmamak. Aynı ürünün farklı renklerini ayrı kalem olarak yazmak, tanım gerektirmiyorsa hata yüzeyini büyütüyor.

Üçüncüsü, tekrar eden sevkiyatlarda şablon kullanmak. Her seferinde sıfırdan girilen bir liste, kopyalanan bir listeden daha çok hata üretiyor.

Sık Yapılan Üç Hata

Üçü de aynı yerden geliyor: faturayı satış belgesi olarak görüp gümrük belgesi olarak görmemek.

Birincisi satış açıklamasını olduğu gibi kullanmak. Pazarlama dili ürünün ne olduğunu tarif etmiyor ve tanım eksik kalıyor.

İkincisi navlun ve sigortanın nerede durduğunu belirsiz bırakmak. Bu kalemler gümrük kıymetine giriyorsa, faturada görünür olmaları gerekiyor.

Üçüncüsü ürün kaydını güncellemeden yeni sevkiyat yapmak. Tarife kodu veya menşe değiştiyse, eski kayıt her sevkiyatta eski bilgiyi taşıyor.

Üçü de fatura şablonuna eklenecek birkaç alan ve ürün kaydında zorunlu hale getirilecek birkaç veri ile kapanıyor.

Eski Akış Ve COVE

Ne	Eskiden	COVE ile
Kıymet belgesi	Fatura, kıymet beyanı, notlar ayrı	Tek XML
Konsolide sevkiyat	Paket listesi, proforma, yükleme listesi ayrı	Aynı XML'e dahil
Biçim	Kağıt veya PDF	Alan alan veri
İletim	Gümrükte sunum	Beyandan önce Ventanilla Única

Terimler

• COVE: Comprobante de Valor Electrónico. Malın kıymetini belgeleyen evrakın yerine geçen elektronik belge.
• Ventanilla Única: Meksika dış ticaret tek pencere sistemi. COVE bu sistem üzerinden iletiliyor.

Sık Sorulanlar

COVE faturanın yerine mi geçiyor?

Gümrüğe sunum açısından evet. Ventanilla Única, COVE'nin kıymeti belgeleyen tüm evrakın yerine geçtiğini yazıyor. Ticari fatura ortadan kalkmıyor, gümrüğe sunulan belge olmaktan çıkıyor.

Hangi durumda COVE gerekmiyor?

Bugün gümrüğe kıymeti belgelemek için hiçbir belge sunmuyorsanız COVE de gerekmiyor. Kural mevcut evrak yükümlülüğünü dijitalleştiriyor, yeni bir yükümlülük eklemiyor.

ABD'deki firmam COVE iletebilir mi?

İletebilir. SAT, yabancıların sisteme kullanıcı adı ve şifreyle girdiğini yazıyor. Ama çoğu operasyonda bunu Meksika tarafındaki müşavir üstleniyor, çünkü beyanla eşleşmeyi o yapıyor.

COVE ne zaman iletilmeli?

İthalat veya ihracat beyanı sunulurken iletilmiş olmalı. Beyandan sonra iletilen COVE işe yaramıyor, çünkü beyan zaten o kayda atıf yapıyor.

Faturayla COVE arasındaki fark sorun çıkarır mı?

Çıkarır. COVE'deki kıymet, ticari faturadaki tutar ve beyandaki değer birbirini tutmalı. Küçük farklar bile sorgu üretiyor ve düzeltme sonradan daha pahalıya mal oluyor.

Konsolide sevkiyatta da COVE gerekiyor mu?

Gerekiyor ve kapsamı daha geniş. Paket listesi, fatura listesi, proforma fatura ve yükleme listesi de aynı dosyaya giriyor.

İlgili Yazılar

• pedimento nasıl okunur
• Meksika elektronik değer beyanı
• Tarife kodu ve NICO
• DTA ve harç hesabı
• Carta Porte tamamlayıcısı
• Gümrükte kırmızı ışık
• NOM etiketi nerede yapılmalı

Kaynaklar

• COVE, gümrükte malın kıymetini belgelemek için sunulan tüm evrakın yerine geçiyor: fatura, kıymet beyanı, notlar (Ventanilla Única, COVE sık sorulan sorular)
• Konsolide beyanlarda paket listesi, fatura listesi, proforma fatura ve yükleme listesi de COVE'ye giriyor (Ventanilla Única)
• Dosya XML biçiminde üretiliyor ve elektronik fatura standartlarına dayanıyor, veri seti Dünya Gümrük Örgütü ile uyumlaştırılmış (Ventanilla Única)
• COVE, ithalat veya ihracat beyanı sunulurken iletilmiş olmalı (SAT, COVE iletimi)
• Meksika vatandaşları RFC, şifre ve elektronik imzayla, yabancılar kullanıcı adı ve şifreyle giriş yapıyor (SAT, COVE iletimi)
• Ventanilla Única, COVE sık sorulan sorular
• SAT, COVE iletimi
• Ventanilla Única, COVE kullanım kılavuzu

Evrak eşleşmesini mal sınıra gelmeden Laredo deposunda kontrol etmek isterseniz yazın, mevcut akışınıza bakalım.