Meksika Deposunda Mal Kabul Standartları: Randevu, Etiket ve Sevkiyat Bildirimi

Meksika'daki bir depoda mal kabulün nasıl yürüdüğü, Türkiye'deki bir satıcı için akademik bir konu değil. Çünkü orada çıkan hiçbir sorunu o gün çözemezsiniz. Saat farkı, dil ve mesafe bir araya geldiğinde, rampada 10 dakikada çözülecek bir mesele Türkiye'de 2 iş gününe yayılır.

Bu yazı, mal kabulün neyi ölçtüğünü, randevunun ve sevkiyat bildiriminin ne işe yaradığını, ve bütün bunların Türkiye'deki fabrikada hangi kontrollere karşılık geldiğini anlatıyor. Ana fikir tek cümle: mal kabulde çıkan sorunların neredeyse tamamı çıkışta önlenir.

On Bin Kilometre Öteden Düzeltilemeyen Bir Süreç

Bir depo mal kabul yaparken, o ana kadar kendisine ait olmayan adetler üzerinde sorumluluk almış olur. Bu yüzden sayar, doğrular ve belgeler. Saymadan kabul eden bir depo iyilik yapmıyordur; 3 hafta sonra ortaya çıkacak ve nerede oluştuğu bilinemeyecek bir eksiği size devrediyordur.

Bu yüzden mal kabul standartları bürokrasi değildir. Sorumluluğun hangi anda ve hangi koşulda el değiştirdiğinin tanımıdır, ve o tanımdaki her madde bir zamanlar bir şey eksik çıktığı için oradadır.

Uzaktan çalışan bir satıcı için buradan tek bir strateji çıkar: kararların rampada değil, malın hâlâ sizin kontrolünüzde olduğu yerde alınması. Yani Türkiye'deki fabrikada ya da Laredo'daki depoda.

Randevu Bir Rampa Ayırır, Sırada Yer Değil

Mal kabul randevusu bir zaman aralığı ve bir rampa tahsis eder. İdari bir formalite değil, sonlu bir fiziksel kapasitenin paylaştırılma biçimidir.

Randevusuz gelen bir kamyon, başkasına ayrılmış bir rampayı işgal eder ve bu yüzden bekler. 4 saat geç gelen bir kamyon genelde pencerenin tamamını kaybeder, çünkü arkasından başka bir randevu gelmektedir. Mal kabul saatleri dışında gelen ise bir sonraki açılışı bekler, ki bu ertesi gün olabilir.

Yazılı hale getirilecek 3 veri vardır: mal kabul saatleri, randevunun kaç saat serbest manevra içerdiği, ve taşıyıcı penceresi dışında gelirse ne olacağı. Üçü de rampada keşfedilirse bekleme ücretine dönüşür.

Mal kabul sonrası adedin hangi kayda düştüğü ve iki depo arasında nasıl izlendiği ABD ve Meksika'da Çift Depo: Tek Partner, Tek Panel, Tek Stok Kaydı yazısında.

Sevkiyat Bildirimi Süreyi Neden Kısaltır

Sevkiyat bildirimi, kısaca ASN, depoya gelmeden önce ne geleceğini söyleyen dosyadır: hangi ürün, kaç adet, kaç kolide, kaç palette ve her palet hangi kimlikle.

Önceden bildirimle mal kabul bir doğrulamadır: depo geleni beklediğiyle karşılaştırır ve yalnız farkları araştırır. Bildirim olmadan mal kabul bir keşiftir: açmak, saymak, ürünü tanımak ve hepsini elle kaydetmek gerekir.

Örnek somutlaştırır. 12 palet, 480 koli ve 6 ayrı üründen 9.600 adetlik bir sevkiyat düşünün. Önceden bildirimle rampa 12 palet kimliğini doğrular ve yalnız sayımın tutmadığı kolileri açar. Bildirimsiz halde 6 ürünü tanımak, 480 koliyi saymak ve 6 stok satırını elle girmek gerekir. Aynı kamyon, aynı mal, çok farklı 2 mal kabul maliyeti.

Kutuyu Açmadan Okunması Gerekenler

Tabloyu özetleyen kural basittir: bir kolinin içinde ne olduğunu anlamak için onu açmak gerekiyorsa, mal kabul 3 katı sürer. Bir seviyedeki eksik etiket, işi bir alt seviyede yapmaya zorlar.

Etiketlerin fiziksel yerleşimi de önemlidir ve genellikle atlanır. Palet etiketi 2 komşu yüzeye yapıştırılmalıdır, çünkü palet rampada hangi tarafından görüleceği belli olmayacak şekilde konumlanır. Koli etiketi ise kolinin uzun kenarına gelmelidir; istiflenmiş bir kolide üst yüzeydeki etiket görünmez ve o etiket yokmuş gibi davranılır.

Bu iki ayrıntı hiçbir maliyet getirmez ve mal kabul süresini doğrudan etkiler. Türkiye'den yönetirken bunun gibi maddeleri bir kereye mahsus yazıp fabrikaya vermek, her sevkiyatta ayrı ayrı hatırlatmaktan çok daha güvenlidir.

İspanyolca Etiket Bir Pazarlama Detayı Değil

"Los datos que ostenten los productos o sus etiquetas, envases y empaques y la publicidad respectiva, tanto de manufactura nacional como de procedencia extranjera, se expresarán en idioma español y su precio en moneda nacional en términos comprensibles y legibles conforme al sistema general de unidades de medida."

Tüketicinin Korunmasına Dair Federal Kanun, 34. madde

Yükümlülük yerli ürüne de yabancı menşeli ürüne de aynı şekilde uygulanır. Türkiye'den mal gönderen bir marka için bunun anlamı, menşe etiketinin yetmediği ve İspanyolca bilginin zincirin bir yerinde çözülmesi gerektiğidir.

Bunu varış deposunda çözmek mümkündür ve en pahalı seçenektir, çünkü çoktan 2 kez hareket etmiş ürünü tekrar elleçlemek gerekir. Geçişten önce, Laredo'daki depoda ya da doğrudan Türkiye'deki fabrikada çözmek daha ucuzdur ve malın satılamaz halde Meksika'ya girmesini önler.

Aritmetik de aynı yöne işaret eder. Bir gümrük işleminin sabit kalemleri vardır: binde 8, tabanı 258,91 peso, artı 3.500 ile 15.000 MXN müşavirlik. Etiketsiz giren mal için bu kalemler ve %16 KDV, henüz satılamayacak adetler üzerine çoktan ödenmiştir. Önceden etiketlemek işi ortadan kaldırmaz; onu çevreleyen işlemi tekrarlamayı ortadan kaldırır.

Bir de zamanlama var. Etiket tasarımının onaylanması, baskısı ve ürüne uygulanması birlikte haftalar alabilir. Bu iş kayıt işlemleriyle paralel yürütülebilir ve yürütülmediğinde ilk sevkiyatı tek başına geciktiren kalem haline gelir. Türkiye'den yönetirken hazırlık işlerinin sırayla değil paralel yürütülmesi, toplam süreyi kısaltmanın en somut yoludur.

Beyanname İle Palet Aynı Şeyi Söylemeli

"Quienes introduzcan o extraigan mercancías del territorio nacional destinándolas a un régimen aduanero, están obligados a transmitir a las autoridades aduaneras, a través del sistema electrónico aduanero, en documento electrónico, un pedimento con información referente a las citadas mercancías."

Gümrük Kanunu (Ley Aduanera), 36. madde

Beyanname bilgisi mal serbest bırakılmadan önce iletilir. Monterrey'deki rampaya inen şeyin beyan edilenle örtüşmesi gerekir, ve mal kabulde tespit edilen bir sayım farkı yalnız bir stok sorunu değildir: belge ile mal arasında bir farktır.

Bu yüzden mal kabul sayımı yalnız sevkiyat bildirimiyle değil, çeki listesi ve beyanname ile de karşılaştırılmalıdır. Örtüşmesi gereken 3 belge vardır, ve 2'si tutup 1'i tutmadığında tutmayan belge hatanın nerede oluştuğunu gösterir.

Aynı mantık kıymet ve tanım için de geçerlidir. Beyannamedeki tanım ile kolinin üzerindeki tanımın birbirini tutması, bir muayene anında sorulacak soruların sayısını doğrudan azaltır. Farklı isimlendirmeler, örneğin faturada teknik bir ürün adı ve kolide ticari bir marka adı, kendi başına bir uyumsuzluk değildir ama açıklama gerektirir, ve açıklama zaman demektir.

Rampada Reddedilmenin Beş Sebebi

• Randevusuz ya da saat dışında varış. En yaygın ve en kolay önlenen.
• Dengesiz ya da hasarlı palet. Forkliftle güvenle taşınamayan palet içeri alınmaz.
• Okunmayan ya da olmayan etiket, koli veya palet seviyesinde; mal kabulü elle sayıma çevirir.
• Çeki listesiyle sayım farkı, ve taşıyıcının rampada açıklayamaması.
• Nihai tüketiciye satılacak üründe İspanyolca bilginin bulunmaması.

Beşi de çıkışta tespit edilebilir. Hiçbiri varışta iyi çözülmez, çünkü varışta bekleyen bir kamyon ve dakikalar içinde verilecek bir karar vardır. Türkiye'den yönetiyorsanız o dakikalar sizin uykunuza denk gelir.

Beşinci sebebe ayrıca dikkat etmek gerekir, çünkü diğer dördünden farklı bir sonuç doğurur. Diğerleri mal kabulü geciktirir; bu ise malı kabul edilse bile satılamaz hale getirir. Yani kamyon boşalır, adetler stoğa girer, ve o adetler raf ömrü boyunca satışa çıkamaz. Ortaya çıkan maliyet bekleme ücreti değil, bağlanmış sermayedir.

Türkiye'deki Fabrikada Yapılacak Kontrol Listesi

1. Koli etiketleri: ürün kodu, koli içi adet ve kaçıncı koli bilgisi, okunur barkodla.
2. Palet etiketi: benzersiz palet kimliği ve sevkiyat referansı.
3. Çeki listesi ile ticari faturanın satır satır örtüşmesi: miktar, tanım, kıymet.
4. İspanyolca etiketin ürüne uygulanmış ya da uygulanmak üzere hazırlanmış olması.
5. Palet ölçüsü, azami yükseklik ve ahşap paletin bitki sağlığı koşulu, varış deposuna teyit ettirilmiş halde.
6. Streç ve köşebent: 20 dakikalık düzgün bir streçleme, varışta saatlerce sürecek bir yeniden istiflemeyi önler.
7. Sevkiyat bildiriminin, kamyon yola çıkmadan önce depoya gönderilmiş olması.

Bu 7 maddenin hiçbiri pahalı değildir ve hepsi tek bir yerde, tek bir kişide toplanabilir. Toplanmadığında olan şey şudur: her sevkiyatta biri eksik kalır, ve hangisinin eksik kaldığı ancak 10 gün sonra Meksika'dan gelen bir mesajla öğrenilir.

Listeyi tek bir kontrol formuna dönüştürüp yükleme sırasında imzalatmak en pratik yöntemdir. Form, sorunun hangi maddede çıktığını sonradan gösterdiği için aynı zamanda bir öğrenme aracıdır: 3 sevkiyat sonra hangi maddenin sürekli atlandığı görünür hale gelir ve o madde için ayrı bir önlem alınır.

İyi Bir Mal Kabulde Ölçülenler

• Sayım doğruluğu, gelen ile bildirilen karşılaştırılarak, toplamda değil ürün bazında.
• Rampa süresi, kamyon yanaştığından ayrıldığına kadar.
• Önceden bildirimli sevkiyat oranı. Düştüğünde mal kabul maliyeti yükselir ve kimse sebebini bilmez.
• Sebep bazında olay sayısı, yukarıdaki 5 kategoriye göre; sorunun çıkışta mı, taşımada mı, depoda mı olduğunu bu ayrım söyler.

Eşik koymak gerekir, eğilim izlemek yerine. Ürün bazında %2'yi aşan sayım farkı bir çıkış sorunudur. Palet başına 45 dakikayı aşan rampa süresi etiketlemenin yetersiz olduğunu söyler. Önceden bildirimli sevkiyat oranı %90'ın altına düştüğünde, o ayın mal kabul maliyeti hiçbir tarife değişmeden yükselir.

Bu 4 ölçümün ortak özelliği, hepsinin depodan istenebilir olmasıdır. Uzaktan çalışan bir satıcı için asıl mesele depoyu ziyaret etmek değil, bu 4 sayının ayda 1 kez düzenli olarak gelmesidir. Gelmiyorsa, sorun çıktığında elde karşılaştırılacak bir geçmiş de olmaz.

Bir de kayıtların saklanma süresi konuşulmalı. Mal kabul tutanakları, palet fotoğrafları ve sayım raporları en az yasal garanti süresi olan 90 günü kapsamalıdır, pratikte daha uzun, çünkü bir tartışma genellikle pencerenin sonunda çıkar.

Paletlerin nasıl fiyatlandığı ve kaç sevkiyata bölünmesi gerektiği Küçük Hacimli Sınır Ötesi Sevkiyat: Palet Fiyatı ve Laredo Geçişi yazısında.

BringGo Ship Bunu Nasıl Yapıyor

BringGo Ship malı önceden sevkiyat bildirimiyle karşılıyor ve çeki listesi ile beyannameye karşı doğruluyor, böylece bir fark rampada tespit ediliyor, 3 hafta sonra bir sayımda değil. Ekibimiz ürünü Laredo'daki depoda geçişten önce hazırlıyor ve İspanyolca etiketleme dahil olmak üzere satışa uygun hale getiriyor, böylece adet Monterrey'e tekrar elleçlenmek için değil satılmak için varıyor. Randevu taşıma belgesindeki referansla alınıyor ve mal kabul sayımı ürün bazında raporlanıyor.

Sık Sorulan Sorular

Sevkiyat bildirimi olmadan gönderebilir miyim? Neredeyse her zaman gönderebilirsiniz ve neredeyse her zaman daha pahalıya gelir. Kör mal kabul daha yavaş, daha maliyetli ve fark riski daha yüksektir, çünkü karşılaştırılacak bir kayıt yoktur.

İspanyolca etiketi Meksika'da yaptırsam olmaz mı? Olur ve en pahalı seçenektir. Geçişten önce yapmak hem maliyeti düşürür hem de henüz satılamayacak mal için gümrük kalemlerinin peşin ödenmesini önler.

Sayım tutmazsa ne olur? Depo fiilen geleni kabul eder ve farkı belgeler. O fark çeki listesi ve beyanname ile karşılaştırılarak çözülür, yükleyen kişinin hatırladığıyla değil.

Mal kabul ne kadar sürmeli? Malın değerine değil, palet sayısına ve etiketlemeye bağlıdır. Önceden bildirim ve 3 seviyede okunur etiketle bir doğrulamadır. İkisi yoksa, rampada yapılan tam bir sayımdır.

Türkiye'den kontrol etmenin pratik yolu ne? Yükleme öncesi fotoğraf ve palet etiketi kaydı istemek. 12 paletlik bir sevkiyatta 12 fotoğraf, varışta çıkacak tartışmaların çoğunu baştan bitirir ve maliyeti sıfırdır.

Palet yerine koli göndersem mal kabul kolaylaşır mı? Tam tersi. Koli sayısı arttıkça elleçleme ve sayım süresi uzar, hasar riski yükselir. Az sayıda koli için mantıklıdır; 20 kolinin üzerinde paletlemek hem taşımada hem mal kabulde ucuza gelir.

Fabrikadan çıkan mal Laredo'da tekrar kontrol edilmeli mi? Evet, ve bu zincirdeki en değerli kontroldür. Laredo'da bulunan bir eksik, mal henüz sınırı geçmediği için düzeltilebilir. Aynı eksik Monterrey'de bulunduğunda, üzerine gümrük işleminin sabit kalemleri ve %16 KDV çoktan ödenmiştir.